C’est un document de quelques pages, souvent rédigé à la hâte entre deux rendez-vous, et pourtant il décide de tout à la fin du bail. L’état des lieux est la photographie contradictoire du logement à l’entrée et à la sortie du locataire ; c’est la comparaison entre les deux qui détermine ce qui peut être retenu sur le dépôt de garantie. Faire un état des lieux sérieux n’est ni long ni compliqué, mais cela suppose de connaître le cadre : l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, complété par la loi ALUR et par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, en fixe les modalités et le contenu obligatoire.
Faire un état des lieux : un document contradictoire et obligatoire
L’état des lieux est établi de façon contradictoire et amiable, par les parties elles-mêmes ou par un tiers qu’elles mandatent, au moment de la remise des clés puis de leur restitution. Il est rédigé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties, chacune en conservant un, et il est annexé au contrat de location. Ni le bailleur ni le locataire ne peuvent l’imposer unilatéralement : un document rempli seul, sans la présence de l’autre partie, n’a pas la valeur d’un état des lieux.
Si l’une des parties refuse d’y participer ou se montre défaillante, le recours à un commissaire de justice s’impose. Il intervient alors sur l’initiative de la partie la plus diligente, après convocation de l’autre par lettre recommandée. Le coût de cette intervention est partagé par moitié entre le bailleur et le locataire, selon un tarif réglementé qu’il convient de faire confirmer avant l’intervention.
Que se passe-t-il en l’absence totale d’état des lieux d’entrée ? L’article 1731 du code civil pose une présomption défavorable au locataire : il est réputé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel. Cette présomption ne joue toutefois pas lorsque c’est le bailleur qui a fait obstacle à l’établissement du document. Dans tous les cas, se passer d’état des lieux est une très mauvaise idée pour les deux parties : le bailleur n’a aucune preuve des dégradations, le locataire aucune preuve de l’état initial.
Ce que le document doit obligatoirement contenir
Le décret de 2016 impose un socle de mentions communes aux états des lieux d’entrée et de sortie. Un document qui les omettrait perdrait une grande partie de sa force probante.
- Le type d’état des lieux (entrée ou sortie), sa date d’établissement et l’adresse du logement.
- Le nom des parties et le domicile ou le siège social du bailleur, ainsi que, le cas échéant, le nom du mandataire.
- Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau et d’énergie.
- Le détail et la destination des clés ou de tout moyen d’accès remis.
- Une description précise, pièce par pièce, de l’état des revêtements, des équipements et des éléments du logement.
- La signature des parties, et pour l’état des lieux de sortie, la nouvelle adresse du locataire ainsi que la date de l’état des lieux d’entrée.
La qualité du vocabulaire fait toute la différence. « Bon état » ne veut rien dire ; « peinture du mur nord marquée par trois traces de fixation, plinthe fendue sur 10 cm à l’angle » est opposable. Les photographies datées, annexées au document et signées, sont aujourd’hui la meilleure protection des deux parties. Il faut ouvrir les placards, actionner les robinets, tester les volets roulants et les prises, vérifier la présence des détecteurs de fumée : ce sont exactement les points sur lesquels la sortie se jouera.
Les deux délais de rattrapage à connaître
La loi ménage au locataire un droit de correction après coup, ce qui est précieux quand un défaut n’apparaît qu’à l’usage.
| Situation | Délai pour demander à compléter l’état des lieux d’entrée |
|---|---|
| Défaut ou anomalie constaté après la remise des clés | 10 jours à compter de l’établissement de l’état des lieux |
| Éléments de chauffage | Pendant le premier mois de la période de chauffe |
| Refus du bailleur de compléter le document | Saisine de la commission départementale de conciliation |
Ces demandes doivent être formulées par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception afin de conserver une trace de la date. Passé le délai de dix jours, l’état des lieux d’entrée est réputé refléter fidèlement l’état du logement, et il devient très difficile de contester une retenue fondée sur lui.
Vétusté : ce que le locataire n’a pas à payer
Le décret de 2016 définit la vétusté comme l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement du logement. Le locataire répond des dégradations qu’il cause, pas de l’usure du temps. Une peinture ternie après huit ans d’occupation, un revêtement de sol usé aux endroits de passage, un joint de sanitaire noirci relèvent de la vétusté ; un trou dans une cloison, une vitre brisée ou un évier fêlé relèvent de la dégradation.
Pour objectiver la frontière, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d’appliquer une grille de vétusté, choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif de location. Cette grille fixe, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d’abattement annuels appliqués au prix des réparations. Son adoption n’est pas obligatoire, mais elle désamorce une bonne partie des litiges : chacun sait à l’avance qu’une moquette de dix ans ne sera pas facturée au prix du neuf.
La sortie : là où tout se règle
L’état des lieux de sortie doit être établi lors de la restitution des clés, en comparant systématiquement chaque poste à l’état d’entrée. C’est ce document qui déclenche les délais de restitution des sommes versées à la signature : un mois si les deux constats concordent, deux mois s’ils diffèrent. Les règles précises de plafond, de retenue et de pénalité de retard figurent dans notre article sur la somme versée en garantie à l’entrée dans les lieux.
Toute retenue doit être justifiée par des devis ou des factures, et ne peut porter que sur des dégradations réellement imputables au locataire ou sur des sommes dues, notamment au titre de la régularisation des charges refacturables au locataire. Le garant est directement concerné : c’est lui qui sera sollicité si le dépôt ne suffit pas, ce qui justifie de bien mesurer la portée de l’engagement pris par le garant du bail avant de le signer. En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation est saisissable gratuitement avant tout recours au juge.
