Ascenseur, entretien des parties communes, eau froide, taxe d’enlèvement des ordures ménagères : dans un immeuble, le propriétaire avance des dépenses dont une partie correspond à des services dont le locataire bénéficie directement. Les charges récupérables du locataire, aussi appelées charges locatives, sont précisément celles que le bailleur est autorisé à lui refacturer. La liste n’est ni négociable, ni extensible : elle est fixée de manière limitative par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, pris en application de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du propriétaire, quelle que soit la rédaction du bail.
Une liste limitative : le décret du 26 août 1987
La logique du décret est constante : le locataire paie les consommations, l’entretien courant et les menues réparations liées à l’usage, tandis que le propriétaire assume l’investissement, la structure et le remplacement des équipements. C’est la clé de lecture qui permet de trancher la plupart des cas douteux.
| Poste | Récupérable sur le locataire | À la charge du propriétaire |
|---|---|---|
| Ascenseur | Électricité, entretien courant, menues réparations | Remplacement, mise aux normes, contrôle technique quinquennal |
| Eau et chauffage collectif | Consommations, produits de traitement, entretien de la chaudière | Remplacement de la chaudière et des canalisations |
| Parties communes intérieures | Électricité, produits d’entretien, petites fournitures | Réfection des peintures, gros travaux |
| Espaces extérieurs | Entretien des voies, aires de stationnement, espaces verts | Création ou réfection d’une aire de jeux, replantation d’arbres |
| Personnel d’immeuble | Une part de la rémunération du gardien selon les tâches réellement exercées | Le solde de la rémunération |
| Taxes | Taxe d’enlèvement des ordures ménagères, redevance d’assainissement | Taxe foncière, honoraires du syndic |
Certains postes reviennent systématiquement dans les litiges. Les honoraires du syndic de copropriété ne sont jamais récupérables. La taxe foncière non plus, à l’exception de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères qui y figure sur le même avis. Le ravalement de façade, la réfection de la toiture, le remplacement d’un ascenseur ou d’une chaudière relèvent du propriétaire, y compris lorsqu’ils sont votés en assemblée générale et appelés en même temps que les charges courantes. Concernant le gardien, la règle est particulière : lorsqu’il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, 75 % de sa rémunération est récupérable ; lorsqu’il n’assure qu’une seule de ces deux tâches, la part récupérable tombe à 40 %.
Provisions et régularisation annuelle
Dans une location vide, les charges sont versées sous forme de provisions mensuelles, dont le montant est estimé à partir des résultats de l’année précédente ou du budget prévisionnel de la copropriété. Ces provisions ne sont qu’une avance : elles doivent obligatoirement donner lieu à une régularisation annuelle, qui confronte les sommes versées aux dépenses réellement engagées. Le solde est remboursé au locataire s’il a trop payé, ou réclamé s’il a trop peu provisionné.
- Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges, ainsi que le mode de répartition entre les locataires en immeuble collectif.
- Les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte.
- Lorsque la régularisation n’a pas été faite dans l’année civile suivant celle de leur exigibilité, le locataire peut demander à échelonner le paiement du rappel sur douze mois.
- Les actions en paiement ou en restitution de charges se prescrivent par trois ans : au-delà, plus rien ne peut être réclamé de part ni d’autre.
Cette prescription de trois ans joue dans les deux sens. Un bailleur qui aurait oublié de régulariser pendant cinq ans ne peut plus réclamer que les trois dernières années ; un locataire qui a trop provisionné dispose du même délai pour demander le remboursement.
Le cas particulier du forfait de charges
En location meublée, le bailleur peut opter pour un forfait de charges au lieu des provisions. Le forfait est versé en même temps que le loyer, il n’est suivi d’aucune régularisation et n’ouvre droit à aucun justificatif. En contrepartie, il ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réellement supportées : un forfait exagéré est contestable devant le juge. Il ne peut pas non plus être révisé plus d’une fois par an, dans les mêmes conditions que le loyer.
Le bail mobilité, lui, ne laisse pas le choix : le forfait y est la seule modalité admise. Ce contrat court réservé aux locataires en situation de mobilité obéit à des règles spécifiques, détaillées dans notre article consacré au contrat de location de un à dix mois.
Charges et fin de bail : deux sources de conflit
Le départ du locataire cristallise souvent les désaccords. Le bailleur est tenté de retenir sur le dépôt de garantie une somme correspondant à une régularisation de charges qui n’a pas encore eu lieu, faute d’arrêté des comptes de la copropriété. La loi organise ce cas : en immeuble collectif, une provision limitée à 20 % du dépôt peut être conservée jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, le solde devant être versé dans le mois qui suit. Les règles de restitution, les délais et la pénalité de retard sont détaillés dans notre article sur la somme versée en garantie à l’entrée dans les lieux.
Le second point de friction concerne la frontière entre charges locatives et réparations locatives. Les premières sont des dépenses collectives refacturées ; les secondes sont les menus travaux d’entretien que le locataire doit assurer dans le logement lui-même, listés par un autre décret. Les deux ne se confondent pas, mais elles se rencontrent au moment du départ, lorsque l’état des lieux de sortie est comparé à celui d’entrée : c’est là que se joue l’essentiel, comme le montre notre guide pour établir un constat locatif solide.
En cas de contestation, la marche à suivre est simple : demander par écrit le décompte détaillé et l’accès aux justificatifs, vérifier poste par poste que chaque dépense figure bien dans le décret de 1987, puis, à défaut d’accord amiable, saisir gratuitement la commission départementale de conciliation. L’ADIL peut aider à décrypter un décompte obscur, et la lecture du procès-verbal d’assemblée générale de la copropriété permet souvent d’identifier immédiatement une dépense de travaux indûment répercutée.
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